1. Szelektálás és eszközbeszerzés

Az archiválási folyamatra való felkészülés során érdemes először megsemmisíteni a felesleges iratokat, illetve átgondolni, milyen eszközökre lesz szükségünk a szelektálás során. Az Ápisz weboldalán iratrendezési, archiválási termékek széles skálája elérhető, amelyek nemcsak a dokumentumok elrendezését, hanem későbbi beazonosítását is megkönnyítik. A beszerzendő eszközök között mindenképpen legyenek olyan archiváló dobozok, amelyekben később tárolhatjuk az iratokat, illetve érdemes még a papírok védelmét szolgáló genothermeket, mappákat is megrendelni. 

Bár számtalan dokumentum esetében előírás az évekig tartó megőrzés, akadnak olyan iratok is, amelyeket nem feltétlenül kell rakosgatnunk. Ezeket érdemes még az archiválás megkezdése előtt szelektálni, majd megsemmisíteni, hogy a későbbiekben már kevesebb papírral kelljen dolgoznunk. Ne feledjük, hogy fontos információkat, személyes adatokat tartalmazó dokumentumot soha ne helyezzünk a szemetesbe, helyette mindenképpen aprítsuk őket apró darabokra egy iratmegsemmisítő gép segítségével. 

2. Iratok elrendezése, nyilvántartás

A megőrzendő dokumentumokat célszerű első körben szétválogatni, kategóriákra osztani. Ahhoz, hogy könnyedén meg tudjuk találni őket évek múltán is, készítenünk kell egy listát a szóban forgó fájlokról. Tüntessük fel azt is, hogy melyik csoportot pontosan melyik dobozban találjuk, így szükség esetén a későbbiekben elegendő lesz csak rápillantani a nyilvántartásra ahhoz, hogy megtaláljuk, amit keresünk. 

A teljes folyamat közben törekedjünk az egyszerűségre és a könnyen követhető utasításokra. Számoljunk vele, hogy lehet, hogy csak évek múltán kell majd elővennünk ezeket az dobozokat, amikor valószínűleg már nem fogunk rá emlékezni, milyen logika mentén is gondolkodtunk. 

3. Megsemmisítési dátumok

A GDPR bevezetésével rengeteg új szabályozásnak kell megfelelniük a vállalatoknak, többek között az archiválásra vonatkozóan is. Gondoskodni kell többek között az iratok megfelelő védelméről, sérülések megelőzéséről. Ezenfelül pedig kötelesek a cégek a dokumentumokat egy megadott határidőig tárolni, amelynek lejáratát követően meg kell őket semmisíteni. 

A fenti szabályozás miatt kiemelten fontos, hogy fel legyenek tüntetve a nyilvántartásunkban a megsemmisítési dátumok is. Ha ezt még az archiválás során feljegyezzük, a későbbiekben nem kell újra átválogatni az iratokat. 

Az archiválás szerepe nemcsak az iratok elrendezésében és szelektálásában, hanem a törvényi előírások betartása kapcsán is fontos. Megfelelő módszerekkel azonban egyszerűvé és átláthatóvá tehetjük a folyamatot. 

Szponzorált cikk (x)