Az egyik legfontosabb feladat természetesen a megfelelő helyszín megtalálása, ami – többnapos rendezvény esetében – mindenképpen jó, ha egy szálláshely. A Hotel Karos Spa Zalakaros rendezvényterme kiváló választás, hiszen így a résztvevők a szálloda kiváló wellness-szolgáltatásait is élvezhetik.

Első lépések

Céges rendezvények szervezése esetén a legfontosabb lépés mindig az esemény céljának pontos meghatározása, hiszen a bejárható spektrum igen széles, lehet szó csapatépítésről, tréningről, termékbemutatóról, de konferenciáról vagy bármiféle kisebb börzéről is.

Az előző kérdéshez szorosan kapcsolódik a célközönség meghatározása: tudni kell, kik vesznek majd részt a rendezvényen, alkalmazottak, ügyfelek, üzleti partnerek.

A harmadik fontos tétel a költségvetés, azaz hogy mennyi pénz áll rendelkezésre a lebonyolításhoz, ezt érdemes tételekre is bontani: helyszín, étkezés, eszközök, dekoráció, tiszteletdíj.

A rendezvény időpontját úgy kell meghatározni, hogy minden résztvevőnek megfeleljen, érdemes akár egyeztetni is előre, ha már tudja, hogy kikre számít mindenképpen.

A rendezvény helyszíne

Ha megvannak a válaszok a fenti alapvető kérdésekre, és már tudja, mit szervez, kinek szervezi, mikor szervezi és mennyiből, megkezdődhet a helyszín keresése a résztvevők számának megfelelően.

Fontos, hogy megfelelő technikai felszereltség álljon rendelkezésre, ezt érdemes a helyszínt biztosító intézmény munkatársaival egyeztetni. Persze előtte végig kell gondolni, mire lesz majd szükség. Amennyiben lesznek előadások, akkor valamiféle hang- és képrendszer mindenképpen kell: mikrofonok, hangszórók, projektor, vetítővászon.

Az internetkapcsolat sem elhanyagolható tétel. Bár már mindenkinek van mobil netje, de adódhatnak helyzetek, amikor szélessávú vezetékes elérés szükséges, például ha az eseményre többen is becsatlakoznak még online is, vagy az előadásokat élőben közvetítik az interneten, a kapcsolat stabilitása elengedhetetlen.

Ha a rendezvény többnapos, akkor szükség lesz szállásra és étkezésre is, a rendezvény helyszínén pedig büfélehetőséget kell biztosítani.

Pontos program

Mindent érdemes pontosan megtervezni: mind a rendezvény gerincét adó eseményeket, mind az étkezéseket, illetve a szabadidős programokat, kikapcsolódási lehetőségeket. Érdemes olyan profi szálláshellyel együttműködni, mint a Hotel Karos Spa Zalakaros, hiszen így az ott dolgozók biztos szakmai támogatást jelentenek a lebonyolításban, de már a szervezést is felkészült tanácsokkal segítik, hogy rendezvénye igazi sikertörténet lehessen.

Szponzorált cikk (x)